This Call includes the topic INFRADEV-2-2015 "Preparatory Phase of ESFRI projects" from the Work Programme Call H2020-INFRADEV-2014/2015.
The set of ESFRI research infrastructures targeted by this Call is given in the INFRADEV-2-2015 Topic Description and in the Call documents: LOAD DOCUMENTS


 An FAQ on RI calls is available (last updated on 29 August 2014):  LOAD FAQ

Specific challenge: The ESFRI roadmap, updated periodically, identifies the needs of the European scientific community in terms of research infrastructures. However, inclusion in the ESFRI roadmap does not guarantee that these needed infrastructures will be built. Before proceeding with the construction and/or implementation of the identified infrastructures, many preliminary decisions need to be taken with respect to issues such as the identification of funders, the financial plan for sustainability, the governance by involved stakeholders, the site and legal form of the managing organisation, the architecture and the service policies. The aim of this activity is to provide catalytic and leveraging support for the preparatory phase leading to the construction of new research infrastructures or major upgrades of existing ones.

Scope: The preparatory phase aims at bringing the project for the new or upgraded research infrastructure identified in the ESFRI roadmap or in the European strategy for particle physics (CERN Council) to the level of legal, financial, and, where applicable, technical maturity required for implementing it. Proposal consortia should involve all the stakeholders necessary to move the project forward, to take the decisions, and to make the financial commitments necessary before construction can start (e.g. national/regional ministries/governments, research councils, funding agencies). Appropriate contacts with ministries and decision makers should be continuously reinforced, thus further strengthening the consortia. Operators of research facilities, research centres, universities, and industry may also be involved whenever appropriate. During the preparatory phase the Commission may act as a 'facilitator', in particular with respect to the financial engineering needed for the construction phase. The preparation of the legal agreements (including site, governance, financing of the new research infrastructures) is one of the main activities and deliverables and must be finalised before the end of the project (e.g., through the signature of a Memorandum of Understanding).

If the preparatory phase includes technical work it should be implemented as a Research and innovation action, otherwise as a Coordination and support action. The detailed list of activities that can be included in a preparatory phase proposal is given in part A of the section “Specific features for Research Infrastructures”.

Under Horizon 2020 support can be provided to two types of preparatory phase proposals:

Preparatory phase type I: Proposals will address research infrastructures identified in the periodic updates of the ESFRI roadmap or in the European strategy for particle physics, that are willing to set up a pan-European governance and legal structure (e.g. in the form of an ERIC).

Preparatory phase type II: Proposals will target new research infrastructures projects, which have already been supported by EU through a first preparatory phase grant and have not yet entered in implementation phase. These infrastructure projects must demonstrate in the proposal their critical need for an additional support in order to complete their preparatory phase. In this case a reduced grant of a duration not exceeding two years for the continuation of the preparatory phase could be given to support a limited set of activities in particular for setting up an adequate governance and management structure, securing financial commitment and broadening the membership. The Commission considers that proposals requesting a contribution from the EU of up to EUR 1.5 million would allow this challenge to be addressed appropriately. Nonetheless, this does not preclude submission and selection of proposals requesting other amounts.

Under this work programme only preparatory phase type II proposals can be submitted and only by ESFRI projects which entered in the ESFRI Roadmap in 2008 and which are not addressed by topic INFRADEV-3-2015.

Expected impact: 

• Proposals will raise the technical, legal and financial maturity of projects for new research infrastructures to the level required to enable the construction work to start.
• All the technical, financial, and legal documents which are necessary for the implementation phase of a new or upgraded research infrastructure are created. Participating funding bodies are able to take their final funding decisions and to conclude the legal agreements necessary for the implementation.
• In particular, any technical work necessary to draft the final technical design is completed, providing a sound technical base for establishing a cost baseline and detailed financial planning.
• The financial needs of the project are mapped out to the extent necessary for funding agencies to establish their own medium- and long-term financial planning; and
• The preparation of the legal agreements for establishing the implementing / operating consortium is completed, including the project's governance and appropriately detailed internal rules.

The technical work carried out under this topic will contribute to strengthening the technological development capacity and effectiveness as well as the scientific performance, efficiency and attractiveness of the European Research Area.

Type of action: Coordination and support actions or Research and innovation actions

VARIANTA ROMÂNĂ:

Provocarea specifică: Foaia de parcurs ESFRI, actualizată periodic, identifică nevoile comunității științifice europene în materie de infrastructuri de cercetare. Totuși, includerea în foaia de parcurs a ESFRI nu va garanta că aceste infrastructuri necesare vor fi construite. Înainte de a trece la construcția și/sau punerea în operă a infrastructurilor identificate, multe deceizii preliminare trebuiesc a fi luate cu privire la unele aspecte, precum identificarea finanțatorilor, planul financiar de întreținere, guvernarea de părțile implicate, locul și forma legală a organizației de gestionare, arhitectura și politicile de servicii. Scopul acestei activități este de a oferi un sprijin și de a servi drept suport pentru faza de pregătire, care va duce la construirea infrastructurilor de cercetare noi sau a le majora pe cele deja existente.

Domeniul de aplicare: Faza pregătitoare își propune să aducă proiecte de infrastructuri de cercetare noi sau modernizate, identificate în parcursul ESFRI sau în strategia europeană pentru fizica particulelor (CERN Council ) la nivelul legal, financiar și atunci când este cazul, maturitatea tehnică pentru a-l implementa.  Consorțiumurile care fac propunerile ar trebui să implice toate părțile necesare mișcării proiectului înainte, să ia deciziile, precum și să facă angajamentele financiare necesare înaintea începerii ”construcției” propriu-zise ( exemplu: ministere/guverne, consilii de cercetare, agenții de finanțare naționale/regionale, etc).  Contactul cu ministerele și/sau formele de guvernare ar trebui consolidat în mod continuu, astfel fortificând și mai mult consorțiumul format. Unitățile de cercetare, universitățile și chiar unitățile industriale ar trebuie implicate când este cazul. În timpul fazei pregătitoare, Comisia poate acționa ca un ”facilitator” în special în ceea ce privește ingineria financiară necesară fazei de construcție. Prepararea acordurilor legale (inclusiv locul guvernării, finanțarea noilor infrastructuri de cercetare) este una din principalele activități și rezultatele trebuie să fie finalizate până la sfârșitul proiectului (spre exemplu, prin semnarea unui memorandum de înțelegere ).

În cazul în care faza de pregătire include lucrări tehnice, ar trebui să fie puse în aplicare sub domeniul ”Cercetare și Acțiuni Inovatoare”, altfel, sub domeniul ”Acțiuni de Coordonare și Suport”. Lista detaliată a activităților care pot fi incluse într-o propunere de fază pregătitoare o găsiți în partea A din secțiunea ”Caracteristici Specificea pentru Infrastructuri de Cercetare”.

1. Faza pregătitoare de tipul 1 :  Propunerile vor aborda infrastructuri de cercetare identificate în actualizările periodice ale parcursului ESFRI sau în strategia europeană pentru fizica particulelor, care sunt dispuși să construiască o structură de guvernare trans-europeană (exemplu: sub forma unui ERIC ).
2. Faza pregătitoare de tipul 2:  Propunerile vor viza proiecte referitoare la noi infrastructuri de cercetare, care au fost deja susținute de UE printr-o primă fază pregătitoare de finanțare și încă nu au intrat în faza de implimentare. Aceste proiecte de infrastructură trebuie să demonstreze în propunere, nevoia lor critică pentru un suport adițional cu scopul de a completa faza lor pregătitoare. În acest caz, un grand redus cu o durată ce nu depășește doi ani pentru continuarea faze pregătitoare poate fi dat, cu scopul de sprijini o gamă limitate de activități, în special pentru înființarea unui sistem de guvernare adecvat și unei structuri de conducere, securizând astfel angajamentul financiar și mărirea numărului de membri. Comisia consideră că propunerile care cer o contribuție de la UE de până la 1,5 mln euro vor permite ca această provocare să fie abordată într-un mod corespunzător. Totuși, aceasta nu exclude prezentarea și selectarea unor propuneri care solicită alte sume.

În cadrul acestui program de lucru, doar propunerile de fază pregătitoare II pot fi depuse și doar pentru proiectele ESFRI care au intrat în parcursul ESFRI în 2008, nefiind abordate de subiectul INFRADEV-3-2015.

Impactul așteptat:

• Propunerele vor îmbunătăți maturitatea tehnică, legală și financiară a proiectelor pentru infrastructuri noi de cercetare, asigurându-le un nivel necesar pentru a permite lucrărilor să înceapă;
• Sunt create toate documentele tehnice, financiare, juridice și care sunt necesare pentru faza de implementare a unei infrastructuri de cercetare noi sau modernizate.  Părțile de finanțare participante vor fi în măsură să ia decizii finale de finanțare și de a încheia acordurile legale necesare punerii în aplicare;
• În special, orice lucrare tehnică necesară elaborării proiectului tehnic final este completată, oferind o bază tehnică solidă pentru stabilirea unei linii de bază a costurilor și o planificare financiară detaliată;
• Nevoile financiare ale proiectului vor fi trasate astfel încând agențiile de finanțare să stabilească propriul lor plan de finanțare, pe termen mediu sau lung;
• Pregătirea acordurilor legale pentru stabilirea punerii în aplicare/ consorțiumului operațional este completă, incluzând guvernarea proiectului și normele interne detaliate în mod corespunzător.
• Lucrul tehnic purtat de această temă va contribui la fortificarea capacității dezvoltării tehnologice și a efectivității, la fel și performanța științifică și atractivitatea spațiului european de cercetare.
   

Tipul acțiunii : ”Coordonare și suport” și ”Cercetare și Inovare”.